"Fattura elettronica gratis" è una delle ricerche più frequenti di chi ha una partita IVA — e la risposta breve è sì, è possibile. La risposta lunga è più utile: esistono strumenti realmente gratuiti, ma molti "gratis" sono prove a tempo o piani limitati che diventano a pagamento appena la usi sul serio. Vediamo le opzioni vere, i tranelli e come fatturare a costo zero senza brutte sorprese.
Sì, la fattura elettronica si può fare gratis: le opzioni vere
Ci sono due strade realmente a costo zero per emettere fatture elettroniche a norma:
| Strumento | Cos'è | Per chi va bene |
|---|---|---|
| Portale "Fatture e Corrispettivi" (Agenzia delle Entrate) | Il servizio pubblico gratuito per compilare, trasmettere e ricevere fatture elettroniche via SDI, direttamente dall'area riservata | Chi fa poche fatture l'anno e non ha bisogno di automazioni |
| Software a zero canone | Gestionali che offrono la fatturazione elettronica senza abbonamento, con interfaccia più comoda del portale pubblico | Chi fattura con continuità e vuole comodità, incassi e meno errori — senza pagare un canone |
In entrambi i casi la fattura passa dallo stesso "postino" obbligatorio, il Sistema di Interscambio (SDI). Il gratis non è una scorciatoia di serie B: una fattura emessa dal portale dell'Agenzia delle Entrate ha lo stesso identico valore di una emessa da un software a pagamento.
Il tranello del "gratis": cosa quasi sempre NON è incluso
Qui si gioca tutto. Molti strumenti si presentano come gratuiti, ma il gratis si ferma alla fattura "secca". Prima di scegliere, controlla questi quattro punti:
- La conservazione a norma 10 anni. Emettere la fattura non basta: la legge impone di conservarla digitalmente a norma per almeno 10 anni. Molti tool "gratis" non la includono, o la fanno pagare a parte. Salvare l'XML o il PDF in una cartella non è conservazione a norma.
- Il numero di fatture. Diverse app gratuite limitano i documenti (es. 3, 5, 10 fatture) e poi chiedono l'upgrade. Il portale dell'Agenzia delle Entrate, invece, non pone tetti.
- Il "gratis a tempo" (trial). Spesso è una prova di 14 giorni travestita da gratis: dopo, o paghi o l'account va in sola lettura. Non è gratis, è un periodo di prova.
- Tutto ciò che sta intorno alla fattura. Preventivi, link di pagamento per farsi pagare, solleciti automatici, autofatture in reverse charge: nel "gratis base" di solito non ci sono.
La regola da non dimenticare
Una fattura elettronica gratis che non risolve la conservazione a norma 10 anni ti lascia a metà dell'obbligo. Quando valuti uno strumento "gratuito", la prima domanda è: la conservazione è inclusa, davvero, e per quanti anni?
Come fare una fattura elettronica gratis, passo per passo
Il meccanismo è lo stesso per tutti gli strumenti (gratis o a pagamento). In sintesi:
- Generi la fattura in formato XML (il tracciato "FatturaPA")
- Indichi il codice destinatario a 7 caratteri del cliente — oppure la sua PEC, oppure "0000000" per i consumatori finali
- Trasmetti il documento allo SDI tramite un canale accreditato
- Lo SDI fa i controlli e restituisce una ricevuta di consegna (tutto ok) o di scarto (da correggere e ritrasmettere)
- Mandi la fattura in conservazione a norma
Se vuoi il dettaglio tecnico su codici, termini di emissione (12 giorni per la fattura immediata), bollo e scarti SDI, lo abbiamo spiegato nella guida completa alla fatturazione elettronica 2026.
Forfettari: obbligo dal 2024 e come farla a costo zero
Per anni i forfettari ne sono stati esonerati, ma dal 2024 l'obbligo di fattura elettronica è esteso a tutti i contribuenti in regime forfettario, indipendentemente dall'ammontare dei compensi. La buona notizia: anche per loro la si può fare gratis, con il portale dell'Agenzia delle Entrate o un software a zero canone.
Due cose specifiche del forfettario:
- La fattura è senza IVA, con la dicitura del regime forfettario (operazione non soggetta a IVA ai sensi della disciplina di riferimento)
- Sopra la soglia di legge (attualmente 77,47€) scatta l'imposta di bollo da 2€, che va indicata sul documento e versata con cadenza trimestrale
Per requisiti, soglie e convenienza del regime, vedi la guida al regime forfettario 2026.
La conservazione a norma: il pezzo che il "gratis" dimentica
Lo ripetiamo perché è l'errore più diffuso: conservare non è salvare. La conservazione a norma richiede un processo che, secondo il Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD) e le linee guida AgID, garantisca integrità, autenticità, leggibilità e immodificabilità dei documenti nel tempo, per almeno 10 anni.
Nota operativa
Il servizio di conservazione gratuito dell'Agenzia delle Entrate esiste, ma va attivato e accettato esplicitamente nell'area riservata: non parte da solo. Se usi un altro strumento, verifica che la conservazione a norma sia inclusa e non un costo nascosto. Approfondimento nella guida alla conservazione a norma AgID.
Oltre alla fattura: farsi pagare
Fare la fattura è metà del lavoro. L'altra metà è incassarla — ed è lì che il "gratis base" ti lascia solo. Gli strumenti più evoluti collegano alla fattura un link di pagamento (carta, Apple Pay, Google Pay, SEPA, PayPal, Satispay) e mandano solleciti automatici finché il cliente non salda. Tradotto: incassi prima e insegui meno. Quando valuti una soluzione gratuita, chiediti se ti aiuta solo a emettere o anche a farti pagare.
Checklist: la fattura elettronica gratis fatta bene
- Lo strumento è davvero senza canone (non una prova a 14 giorni)?
- C'è un limite al numero di fatture gratuite?
- La conservazione a norma 10 anni è inclusa (e attivata)?
- Indichi sempre il codice destinatario corretto (o PEC, o "0000000")?
- Se sei forfettario: dicitura del regime e bollo da 2€ sopra soglia gestiti?
- Rispetti i termini di emissione (12 giorni per l'immediata)?
- Monitori gli scarti SDI e ritrasmetti nei termini?
- Hai un modo per farti pagare (link di pagamento, solleciti), non solo per emettere?
Conclusione
La fattura elettronica gratis non è un mito: tra il portale dell'Agenzia delle Entrate e i software a zero canone, puoi emettere a costo zero in piena regola. Il vero discrimine non è il prezzo della singola fattura, ma cosa c'è intorno: conservazione a norma, nessun limite nascosto, e gli strumenti per farti pagare. Un "gratis" che si ferma alla fattura secca ti scarica addosso il resto.
Domande frequenti sulla fattura elettronica gratis
La fattura elettronica si può fare gratis?
Sì. Il portale gratuito "Fatture e Corrispettivi" dell'Agenzia delle Entrate permette di compilare, trasmettere e ricevere fatture via SDI senza canone; esistono inoltre software a zero canone. Attenzione a cosa è incluso: spesso conservazione a norma, incassi e solleciti restano fuori o a pagamento, oppure il numero di fatture è limitato.
I forfettari possono fare la fattura elettronica gratis?
Sì, e dal 2024 sono obbligati alla fattura elettronica a prescindere dai compensi. Possono usare il portale gratuito dell'Agenzia delle Entrate o un software a zero canone. La fattura è senza IVA con la dicitura del regime e, sopra la soglia (77,47€), va applicata l'imposta di bollo da 2€.
Il portale gratis dell'Agenzia delle Entrate basta?
Funziona e non costa nulla, ma è essenziale: si compila campo per campo e mancano automazioni come preventivi, incassi, solleciti e gestione documentale. Per poche fatture l'anno può bastare; chi fattura con continuità di solito cerca uno strumento più comodo, purché resti gratuito.
La conservazione a norma delle fatture è gratis?
L'Agenzia delle Entrate offre un servizio di conservazione a norma gratuito, ma va attivato e accettato esplicitamente: non è automatico. Salvare l'XML o il PDF in una cartella non è conservazione a norma. Le fatture vanno conservate per almeno 10 anni secondo CAD e linee guida AgID.
Quante fatture posso fare gratis?
Dipende dallo strumento. Il portale dell'Agenzia delle Entrate non pone limiti. Molte app "gratis" limitano il numero di documenti o sono prove a tempo che dopo pochi giorni o poche fatture diventano a pagamento: verifica sempre se il gratis è davvero senza canone e senza tetto.
Come si fa una fattura elettronica gratis, passo per passo?
Generi la fattura in XML, indichi il codice destinatario a 7 caratteri del cliente (o la PEC, o "0000000" per i consumatori finali), la trasmetti allo SDI tramite un canale accreditato, attendi la ricevuta di consegna o di scarto e mandi il documento in conservazione a norma. Il portale dell'Agenzia delle Entrate o un software a zero canone fanno tutto questo gratis.