Cosa deve contenere un sollecito di pagamento
Prima dei modelli, la regola che li rende efficaci. Un sollecito che funziona contiene sempre cinque elementi, indipendentemente dal tono:
- Il riferimento esatto alla fattura: numero, data ed eventuale ordine collegato
- La scadenza trascorsa: la data entro cui il pagamento era dovuto
- L'importo ancora dovuto: cifra precisa, inclusi eventuali interessi se già maturati
- Le modalità di pagamento: IBAN, causale, o meglio un link di pagamento che elimina l'attrito
- Un nuovo termine breve: una data entro cui si chiede di regolarizzare (es. 7 giorni)
La sequenza tipica è di tre o quattro passaggi, ciascuno con un tono diverso. Vediamoli con i testi pronti.
Come usare i modelli
Sostituisci i campi tra parentesi quadre […] con i dati reali. I testi sono pensati per ritardi su fatture B2B; adàttali al tuo settore e al rapporto col cliente. Per scaricarli tutti in un unico file modificabile, usa il kit in fondo alla pagina.
1. Sollecito bonario: cos'è, e perché è quello che incassa di più
«Bonario» non è un modo gentile di dire «sollecito»: è una categoria precisa. È il sollecito che non costituisce in mora, non intima nulla e non chiede ancora interessi — chiede solo di sistemare una cosa che si presume dimenticata. Serve a questo: nella maggior parte dei ritardi B2B non c'è alcuna volontà di non pagare, c'è una fattura mai registrata, un'approvazione ferma su una scrivania o un ciclo passivo che paga il giorno 10 e la fattura è arrivata l'11.
I numeri che lo definiscono:
- Quando: 3-7 giorni dopo la scadenza. Prima è aggressivo, dopo i 15 giorni non è più credibile come «promemoria».
- Nuovo termine da chiedere: 7 giorni. Abbastanza per un ciclo passivo, abbastanza poco da restare un termine.
- Canale: email semplice. Niente PEC — la PEC su un ritardo di cinque giorni comunica diffidenza, e brucia lo strumento quando servirà davvero.
- Interessi: non si menzionano. Si possono chiedere già ora (decorrono di diritto dal giorno dopo la scadenza, senza bisogno di costituzione in mora, ex art. 4 del D.Lgs. 231/2002), ma metterli nel primo messaggio trasforma una svista in un contenzioso.
Il testo pronto, da inviare come email:
Oggetto: Promemoria fattura n. [numero] del [data] — in scadenza
Gentile [Nome cliente / Ragione sociale],
Le scriviamo per un semplice promemoria relativo alla fattura n. [numero] del [data], di importo pari a € [importo], con scadenza il [data scadenza], che alla data odierna non ci risulta ancora saldata.
Probabilmente si tratta di una svista: le saremmo grati se potesse provvedere al pagamento entro il [nuova data, es. +7 giorni] tramite bonifico su IBAN [IBAN] (causale: fattura [numero]).
Se il pagamento è già stato effettuato, la preghiamo di ignorare questo messaggio e, se possibile, di inviarci la contabile.
Restiamo a disposizione per qualsiasi chiarimento.
Cordiali saluti,
[Nome] — [Studio / Azienda]
2. Secondo sollecito di pagamento: il fac simile, e cosa cambia davvero
Il secondo sollecito è quello che si sbaglia più spesso, perché in genere è il primo copiaincollato con un «torniamo a sollecitare» davanti. Se non cambia nulla oltre alla data, il cliente impara una cosa sola: che i solleciti si possono ignorare. Cambiano quattro cose, ed è bene che si vedano tutte:
| Primo sollecito (bonario) | Secondo sollecito | |
|---|---|---|
| Quando | 3-7 giorni dalla scadenza | 7-10 giorni dopo il primo |
| Termine concesso | 7 giorni | 5 giorni, «entro e non oltre» |
| Interessi | Non menzionati | Annunciati come eventuali |
| Conseguenze | Nessuna | Nominate, non ancora attivate |
| Presupposto | «Probabilmente una svista» | Il richiamo esplicito al primo sollecito, con la data |
Quel richiamo alla data del primo sollecito è la parte che conta più del tono: costruisce la sequenza documentata che servirà se si arriverà alla messa in mora, e dice al cliente che dall'altra parte c'è qualcuno che tiene il conto. Aggiungi sempre l'apertura al piano di rientro: un cliente in difficoltà che non sa come dirlo smette di rispondere, e il silenzio è il vero nemico dell'incasso.
Oggetto: Secondo sollecito — fattura n. [numero] scaduta
Gentile [Nome cliente],
Con la presente torniamo a sollecitare il pagamento della fattura n. [numero] del [data], di importo pari a € [importo], scaduta il [data scadenza] e a oggi non ancora saldata, nonostante il nostro precedente promemoria del [data primo sollecito].
La invitiamo a provvedere entro e non oltre il [nuova data, es. +5 giorni]. In assenza di riscontro saremo costretti a procedere con le azioni previste a tutela del nostro credito, con l'eventuale addebito degli interessi di mora di legge.
Qualora vi fossero difficoltà a far fronte all'importo, la invitiamo a contattarci per concordare un piano di rientro.
Distinti saluti,
[Nome] — [Studio / Azienda]
3. Terzo sollecito / messa in mora (PEC)
L'ultimo passaggio prima del recupero del credito. Tono formale, intimazione esplicita, e — questo è il punto — inviato per PEC o raccomandata A/R per avere prova certa della ricezione. È qui che il sollecito assume valore di costituzione in mora ai sensi dell'art. 1219 c.c.
Oggetto: Diffida e messa in mora — fattura n. [numero]
Spett.le [Ragione sociale], [indirizzo / PEC]
Con la presente, inviata a mezzo PEC, si intima e si diffida codesta società al pagamento della fattura n. [numero] del [data], di importo pari a € [importo], scaduta il [data scadenza] e tuttora insoluta, malgrado i precedenti solleciti del [date].
Si invita a versare l'importo dovuto, oltre agli interessi di mora maturati e maturandi, entro 7 (sette) giorni dal ricevimento della presente, mediante bonifico su IBAN [IBAN].
Decorso inutilmente tale termine, ci vedremo costretti ad agire nelle competenti sedi per il recupero coattivo del credito, con aggravio a Vostro carico di ogni ulteriore spesa, interesse e competenza.
La presente vale a ogni effetto di legge quale costituzione in mora e atto interruttivo della prescrizione.
[Luogo, data] — [Nome e firma] — [Studio / Azienda]
Nota legale
I testi sono modelli generali a scopo orientativo. La messa in mora e gli interessi di mora nelle transazioni commerciali sono disciplinati, tra l'altro, dall'art. 1219 c.c. e dal D.Lgs. 231/2002 (ritardi di pagamento). Per le diffide e le azioni di recupero più rilevanti è opportuno il vaglio di un legale: l'efficacia dell'atto dipende dalla corretta formulazione e dalla prova della ricezione.
Sollecito di pagamento fattura via mail: oggetto, orario, allegati
La mail è il canale del primo e del secondo sollecito, e lì il testo conta meno di quanto si creda: il messaggio va prima aperto, poi inoltrato alla persona giusta. Sono due passaggi che si giocano quasi tutti fuori dal corpo dell'email.
- L'oggetto deve contenere il numero della fattura. «Sollecito di pagamento» finisce nel mucchio; «Fattura n. 214 del 12/05 — scaduta il 11/06» è cercabile, inoltrabile e riconoscibile da chi in amministrazione gestisce cento righe al giorno. Il numero nell'oggetto è ciò che rende la mail utile a chi la deve girare.
- Riallega sempre il PDF della fattura. La causa più frequente di ritardo è che la fattura non è mai stata registrata: chiedere il pagamento senza allegare il documento significa aggiungere un giro di richieste.
- Manda al mattino, in un giorno feriale pieno. I pagamenti si lavorano in blocco: una mail del venerdì pomeriggio viene letta il lunedì insieme a tutto il resto.
- Metti in copia chi decide, dal secondo sollecito in poi. Non prima: al primo giro è una pressione sproporzionata. Al secondo è semplicemente il modo di far arrivare la cosa a chi può sbloccarla.
- Rispondi sempre nello stesso thread. Il secondo e il terzo sollecito in coda al primo rendono la sequenza visibile in un colpo d'occhio — al cliente, e a te.
- Metti un link di pagamento, non solo l'IBAN. Un bonifico da fare a mano è un compito rimandabile; un link è un clic. È la singola modifica che sposta di più i tempi di incasso.
Per i clienti con cui il rapporto è buono, a volte due righe bastano — e funzionano meglio di una lettera. Ottimo come primissimo tocco, anche via WhatsApp:
Gentile [Nome], le ricordo che la fattura n. [numero] di € [importo] è scaduta il [data]. Può saldarla qui: [link di pagamento]. Se ha già provveduto, ignori pure questo messaggio. Grazie!
Sollecito di pagamento fac simile Word: i campi da cambiare
I modelli di questa pagina sono pensati per essere copiati in Word (o in Google Docs, o direttamente nel corpo di una mail): seleziona il testo del riquadro, incollalo, e sostituisci i campi tra parentesi quadre. Il kit in fondo alla pagina raccoglie i quattro testi in un unico PDF da cui copiarli tutti insieme.
Sono otto i campi da sostituire, sempre gli stessi:
| Campo | Cosa metterci | Errore da evitare |
|---|---|---|
[numero] e [data] | Numero e data della fattura, come da registro | Il numero interno invece di quello fiscale: il cliente non lo trova |
[importo] | Il residuo dovuto, non il totale della fattura | Chiedere l'intero su una fattura già pagata in acconto |
[data scadenza] | La scadenza contrattuale, non la data di emissione | Confondere le due, e sollecitare un credito non ancora esigibile |
[nuova data] | Una data vera, non «al più presto» | Un termine senza data non è un termine |
[IBAN] | L'IBAN dello studio o dell'azienda, per esteso | Un IBAN sbagliato in un sollecito è un giro perso e una figura |
[data primo sollecito] | Solo dal secondo in poi: la data reale del precedente invio | Lasciarlo vuoto, e perdere la prova della sequenza |
[Nome cliente / Ragione sociale] | La ragione sociale esatta, come in fattura | Il nome commerciale al posto di quello legale, sulla PEC di messa in mora |
Il controllo che salva la figura
Prima di inviare, cerca nel documento il carattere [. Se lo trova ancora, un campo è rimasto da sostituire. È l'errore più comune dei fac simile riusati — e su una diffida per PEC non è un dettaglio.
Tempi e toni: la sequenza che funziona
| Passaggio | Quando | Tono | Canale |
|---|---|---|---|
| Promemoria pre-scadenza (opzionale) | 2-3 giorni prima | Cortese | Email / WhatsApp |
| 1° sollecito bonario | +3-7 giorni dalla scadenza | Cortese | |
| 2° sollecito fermo | +7-10 giorni | Fermo | |
| 3° sollecito / messa in mora | +7-10 giorni | Formale, intimazione | PEC / raccomandata A/R |
| Recupero del credito | Termine scaduto | Legale | Diffida del legale / decreto ingiuntivo |
Due principi guidano tutta la sequenza:
- Tempestività: ogni giorno che passa riduce le probabilità di incasso e allunga il DSO. Il primo sollecito tempestivo è l'arma più efficace.
- Costanza e tracciabilità: i crediti si perdono per inerzia, non per cattiveria del debitore. Serve un processo che ricordi chi sollecitare, quando e a che punto della sequenza è ogni posizione.
Cosa puoi chiedere oltre alla fattura: i numeri
Nelle transazioni commerciali fra imprese e professionisti vale il D.Lgs. 231/2002, e dà al creditore tre cose che quasi nessun sollecito sfrutta:
- Il termine di pagamento è 30 giorni dal ricevimento della fattura, se le parti non hanno concordato altro (art. 4). Si può portare a 60 giorni per accordo scritto, e oltre solo se non è gravemente iniquo per il creditore. Un cliente che paga «a 90 giorni fine mese» perché ha sempre fatto così, senza un contratto che lo dica, è semplicemente in ritardo.
- Gli interessi di mora decorrono di diritto dal giorno successivo alla scadenza (art. 4), senza che serva alcuna costituzione in mora. Non è il sollecito a farli partire: sono già partiti. Il tasso è quello di riferimento della BCE maggiorato di 8 punti percentuali (art. 5); il tasso di riferimento è fissato dal MEF e pubblicato in Gazzetta Ufficiale ogni semestre, quindi va verificato quello in vigore nel semestre del ritardo.
- Quaranta euro, automatici. Al creditore spetta un importo forfettario di € 40 a titolo di risarcimento dei costi di recupero (art. 6), dovuto senza che serva una messa in mora, e fatta salva la prova del maggior danno — comprese le spese legali. Su una posizione singola è poco; su un portafoglio di insoluti ricorrenti è la voce che rende conveniente sollecitare per iscritto e per tempo.
La conseguenza pratica per il testo dei solleciti: nel primo non si nominano, nel secondo si annunciano come eventuali, nella messa in mora si quantificano — «oltre agli interessi di mora ex D.Lgs. 231/2002 e all'importo forfettario di € 40». Un numero scritto pesa più di una minaccia generica.
Dal fac simile al processo
Il problema dei modelli, da soli, è che richiedono qualcuno che si ricordi di usarli, al momento giusto, su ogni fattura scaduta. In uno studio o in un'azienda con decine di posizioni aperte, copiare a mano l'email giusta e tenere traccia di chi è al primo e chi al terzo sollecito è esattamente il lavoro che non viene mai fatto fino in fondo.
È qui che il sollecito smette di essere un testo e diventa un processo automatico. Optlyx Prisma e il modulo Optlyx Pay permettono di inviare solleciti scaglionati in automatico a partire dalle scadenze delle fatture, con il link di pagamento già incluso, e di vedere in un cruscotto lo stato di ogni posizione: chi ha pagato, chi è al primo promemoria, chi va portato alla messa in mora. Lo stesso testo che qui copi a mano, lì parte da solo all'ora giusta.
Il modello giusto al momento giusto, senza pensarci
Un sollecito inviato il giorno dopo la scadenza incassa molto più di uno inviato un mese dopo. Automatizzare la sequenza significa non dipendere più dalla memoria di nessuno: ogni fattura scaduta riceve il suo promemoria, e tu intervieni a mano solo sui casi che lo meritano davvero.
Domande frequenti sul sollecito di pagamento
Come si scrive un sollecito di pagamento?
Indica sempre il riferimento alla fattura (numero, data, importo), la scadenza trascorsa, l'importo dovuto, le modalità di pagamento e un nuovo termine breve. Il tono va calibrato sul numero del sollecito: cortese al primo, più fermo ai successivi. I primi invii vanno bene via email; gli ultimi è meglio inviarli per PEC o raccomandata per avere prova della messa in mora.
Quanti solleciti di pagamento si possono inviare?
Non c'è un numero massimo previsto dalla legge. Nella pratica si usa una sequenza di tre o quattro passaggi a intensità crescente: primo sollecito bonario, secondo sollecito fermo, terzo sollecito o messa in mora via PEC, e infine il recupero del credito. Conta più la costanza e la tracciabilità che il numero.
Qual è la differenza tra sollecito e messa in mora?
Il sollecito è una richiesta di pagamento, anche informale. La messa in mora (art. 1219 c.c.) è un atto formale, inviato con mezzo che ne provi la ricezione (PEC o raccomandata A/R), che intima il pagamento e produce effetti giuridici come la decorrenza degli interessi di mora. Gli ultimi solleciti assumono spesso valore di messa in mora quando contengono un'intimazione formale e prova di ricezione.
Quando inviare il primo sollecito di pagamento?
Pochi giorni dopo la scadenza, in genere entro 3-7 giorni. Aspettare settimane riduce le probabilità di incasso e allunga il DSO. Un primo promemoria tempestivo e cortese spesso basta a risolvere i ritardi dovuti a una semplice dimenticanza.
Il sollecito va inviato per PEC o per email?
Per i primi solleciti, dal tono collaborativo, l'email ordinaria è perfetta. Per gli ultimi passaggi, quando il sollecito assume valore di messa in mora, è preferibile la PEC o la raccomandata A/R, che forniscono prova certa di spedizione e ricezione, utile in un'eventuale fase di recupero del credito.
Cos'è un sollecito bonario?
È il primo sollecito, quello che non costituisce in mora, non intima nulla e non quantifica interessi: chiede solo di sistemare un pagamento che si presume dimenticato. Si invia 3-7 giorni dopo la scadenza, per email semplice, concedendo un nuovo termine di circa 7 giorni. È il passaggio che incassa di più, perché la maggior parte dei ritardi B2B nasce da una fattura non registrata, non da una volontà di non pagare.
Come si scrive un sollecito di pagamento per email?
Metti il numero della fattura nell'oggetto («Fattura n. 214 del 12/05 — scaduta il 11/06»): è quello che rende la mail cercabile e inoltrabile da chi in amministrazione la deve girare. Riallega sempre il PDF della fattura, indica un termine con una data vera e includi un link di pagamento oltre all'IBAN. Manda al mattino di un giorno feriale, rispondi nello stesso thread per i solleciti successivi, e metti in copia chi decide solo dal secondo in poi.
Si possono chiedere gli interessi di mora e i 40 euro di spese?
Sì, nelle transazioni commerciali. Il D.Lgs. 231/2002 prevede che gli interessi di mora decorrano di diritto dal giorno successivo alla scadenza, senza bisogno di costituzione in mora, al tasso di riferimento BCE maggiorato di 8 punti (il tasso è pubblicato dal MEF in Gazzetta Ufficiale ogni semestre). Spetta inoltre un importo forfettario di € 40 per i costi di recupero, anch'esso automatico e salva la prova del maggior danno. In pratica non si nominano nel primo sollecito, si annunciano nel secondo e si quantificano nella messa in mora.