Informativa Privacy

1. Chi siamo e i due ruoli di Optlyx

Il servizio «Optlyx Clerk» è fornito da Optlyx di Paolo Puricelli, Via Belluno 5, 21010 Cardano al Campo (VA), P.IVA 02198920023, PEC puricellipaolo@pec.it, email hello@optlyx.com (di seguito «Optlyx»).

In relazione a Clerk, Optlyx assume due ruoli distinti:

A) Titolare del trattamento — per i dati che riguardano direttamente gli studi interessati al servizio e i loro referenti: lista d'attesa, contatti commerciali, contratti, fatturazione, accessi alla console, sito web.

B) Responsabile del trattamento (art. 28 GDPR) — per i Dati Contabili trattati nell'erogazione del servizio: dati contabili, fiscali e amministrativi dello studio e delle aziende sue clienti (anagrafiche di clienti e fornitori, partite IVA e codici fiscali, documenti, registrazioni, importi). Per questi dati il titolare è lo studio (o, secondo gli accordi tra lo studio e le sue aziende clienti, l'azienda cliente, rispetto alla quale lo studio agisce a sua volta come titolare autonomo o responsabile). Optlyx opera esclusivamente su istruzione documentata dello studio, in base all'Accordo sul Trattamento dei Dati (DPA) sottoscritto con il contratto.

2. Quali dati trattiamo

2.1 Come titolare (ruolo A)

• Lista d'attesa e contatti (pagina optlyx.com/clerk): indirizzo email, gestionale utilizzato dallo studio (se indicato), eventuali dati forniti nei contatti successivi (nome, studio, numero di clienti gestiti).
• Dati contrattuali e amministrativi: dati identificativi e fiscali dello studio, dell'ordine e della fatturazione.
• Dati di utilizzo della console: utenze, log di accesso, registro delle proposte e delle conferme (chi ha confermato cosa e quando), dati tecnici della postazione su cui è installato l'agente locale.
• Dati di navigazione del sito: secondo la Cookie Policy e l'informativa generale del sito.

2.2 Come responsabile (ruolo B) — Dati Contabili

• anagrafiche di clienti e fornitori delle aziende gestite (denominazioni, P.IVA, codici fiscali, indirizzi, IBAN ove presenti nei documenti);
• documenti contabili e fiscali (fatture, movimenti, registrazioni di prima nota) e relativi importi;
• piani dei conti, regole e abitudini di imputazione dello studio;
• videate del gestionale acquisite temporaneamente per l'elaborazione (screenshot): trattate in modo transitorio e non conservate oltre il completamento dell'elaborazione della sessione di lavoro.

Le credenziali del gestionale restano nella disponibilità dello studio; Clerk opera all'interno della sessione dell'operatore, su postazioni dello studio.

3. Finalità e basi giuridiche (ruolo A)

Finalità	Dati	Base giuridica
Gestione della lista d'attesa e ricontatto per l'accesso anticipato	email, gestionale indicato	Misure precontrattuali su richiesta dell'interessato (art. 6.1.b)
Comunicazioni sul lancio e sull'evoluzione di Clerk agli iscritti in lista	email	Misure precontrattuali (art. 6.1.b); per comunicazioni promozionali ulteriori, consenso (art. 6.1.a), revocabile in ogni momento
Stipula ed esecuzione del contratto, assistenza, fatturazione	dati contrattuali, utenze, log	Contratto (art. 6.1.b)
Obblighi legali (fiscali, contabili)	dati di fatturazione	Obbligo legale (art. 6.1.c)
Sicurezza del servizio, prevenzione abusi, registro proposte/conferme	log, audit trail	Legittimo interesse (art. 6.1.f)
Miglioramento del servizio tramite statistiche aggregate e pseudonimizzate	metriche d'uso	Legittimo interesse (art. 6.1.f)

Il conferimento dei dati della lista d'attesa è facoltativo; senza email non possiamo ricontattarti.

4. Come trattiamo i Dati Contabili (ruolo B)

Per i Dati Contabili valgono i seguenti impegni, ripresi dal contratto e dal DPA:

1. Esecuzione locale: l'elaborazione operativa avviene, per quanto tecnicamente possibile, sull'agente locale installato presso lo studio.
2. Niente conservazione delle videate: gli screenshot del gestionale sono elaborati e scartati; non vengono archiviati né usati per altre finalità.
3. Dati in Europa: i Dati Contabili non sono trasferiti al di fuori dello Spazio Economico Europeo.
4. Niente addestramento di modelli di terzi: i Dati Contabili non sono utilizzati per addestrare modelli di intelligenza artificiale di terze parti né condivisi con altri clienti Optlyx in forma identificabile.
5. Apprendimento per studio: le abitudini di imputazione apprese (es. «fornitore → conto») restano riferite al singolo studio. Solo statistiche pseudonimizzate e aggregate, non riconducibili allo studio, alle aziende o alle controparti, possono essere usate per migliorare il servizio, nei limiti del DPA.
6. Segregazione: i Dati Contabili di Clerk non confluiscono nella piattaforma Prisma né nelle sue funzioni di AI.

5. Intelligenza artificiale e decisioni automatizzate

Clerk utilizza sistemi di intelligenza artificiale per leggere documenti e videate e proporre registrazioni contabili. Nessuna decisione che produca effetti giuridici è presa in modo esclusivamente automatizzato (art. 22 GDPR): ogni scrittura sul gestionale richiede la conferma esplicita di un operatore dello studio, e quando il sistema non è sufficientemente sicuro si astiene e rimette l'operazione alla revisione manuale. In conformità all'art. 50 del Reg. (UE) 2024/1689 (AI Act), gli output generati dall'AI sono identificati come tali nella console.

6. Destinatari e sub-responsabili

I dati possono essere trattati da fornitori che agiscono come responsabili o sub-responsabili di Optlyx, vincolati da accordi ex art. 28 GDPR, tra cui:

• fornitori di infrastruttura cloud (hosting, database, storage) con datacenter nell'Unione Europea;
• fornitori di modelli di intelligenza artificiale utilizzati dal servizio, con residenza dei dati nell'UE e accordo di trattamento dati che esclude l'uso per l'addestramento; le componenti di visione possono essere eseguite su infrastruttura gestita da Optlyx nell'UE;
• fornitori di servizi email e di supporto.

L'elenco aggiornato dei sub-responsabili è disponibile su richiesta a hello@optlyx.com. I dati non sono venduti né comunicati a terzi per finalità di marketing di terzi. I dati possono essere comunicati ad autorità quando richiesto dalla legge.

7. Trasferimenti extra-UE

I Dati Contabili non lasciano lo Spazio Economico Europeo (sez. 4). Per i dati del ruolo A, eventuali fornitori con componenti extra-UE (es. strumenti email o analytics) operano sulla base di decisioni di adeguatezza (incluso l'EU-US Data Privacy Framework) o Clausole Contrattuali Standard ex art. 46 GDPR.

8. Tempi di conservazione

Dati	Conservazione
Lista d'attesa	fino a 24 mesi dall'iscrizione o dall'ultima interazione, o fino a richiesta di cancellazione
Dati contrattuali e di fatturazione	10 anni (art. 2220 c.c. e obblighi fiscali)
Log e registro proposte/conferme	24 mesi, salvo diverso accordo con lo studio o esigenze di difesa in giudizio
Screenshot delle videate	non conservati (elaborazione transitoria)
Dati Contabili	per la durata del contratto; alla cessazione, export per lo studio e cancellazione nei termini del DPA (di norma entro 60 giorni dalla fine del periodo di export)

9. I tuoi diritti

Puoi esercitare i diritti di cui agli artt. 15-22 GDPR (accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità, opposizione, revoca del consenso) scrivendo a hello@optlyx.com o alla PEC puricellipaolo@pec.it. Hai inoltre il diritto di proporre reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali (www.garanteprivacy.it).

Per i Dati Contabili (ruolo B), le richieste vanno rivolte al titolare — lo studio o l'azienda che detiene i tuoi dati —; se ricevute da Optlyx, saranno inoltrate senza ritardo al titolare competente, come previsto dal DPA.

10. Sicurezza

Optlyx adotta misure tecniche e organizzative adeguate ex art. 32 GDPR, tra cui: esecuzione locale delle lavorazioni, cifratura dei dati in transito, minimizzazione dei dati inviati ai sistemi centrali, controllo degli accessi, registro completo delle operazioni (audit trail), possibilità di sospensione immediata del servizio (kill switch) in caso di anomalie.

11. Minori

Il servizio è riservato a professionisti e imprese; non è destinato a minori di 18 anni e non ne raccoglie consapevolmente i dati.

12. Aggiornamenti

Questa informativa può essere aggiornata; la versione vigente è pubblicata su questa pagina con la data di ultimo aggiornamento. Le modifiche sostanziali sono comunicate agli studi clienti.